24/07/2009

Um Plano de Gestão de 18 minutos para o seu dia de trabalho

O poder do ritual na Gestão do Tempo

O Autor:

Peter Bregman e RSS Feed

2:27 seg. 20 de julho de 2009

Tags: Gestão do tempo

Ontem iniciei o dia com a melhor das intenções. Por isso andei toda a parte da manhã, no meu gabinete, com um vago sentimento do que queria concretizar. Então, sentei-me, girei sobre o meu computador e verifiquei o meu e-mail. Duas horas mais tarde, depois de lutar contra vários incêndios, resolver outros tantos problemas, e lidar com o que aconteceu para terem desabado tantos problemas sobre mim, através do meu computador e do telefone, eu mal conseguia lembrar-me do que tinha definido para realizar nesse dia. Afinal conclui ter sido alvo de uma emboscada, tal era a minha terrível sensação.

Nos tempos em que ensinava gestão de tempo, começava sempre com a mesma pergunta: Quantos de vocês têm muito tempo e não o suficiente para fazer isso, ou aquilo? Em dez anos, ninguém nunca levantou a mão, para obstar.

Isso significa que passamos todos os dias sabendo que não estamos a conseguir lidar com aquilo que temos para executar. Então, adoptar uma forma de como utilizamos o nosso tempo é uma decisão estratégica fundamental para a vida. Por isso é desde logo boa ideia criar uma lista com os itens a executar e outra com aqueles que se vão ignorar à partida. O mais difícil é concentrar a atenção em nós próprios.

Mas mesmo com essas listas, o desafio, como sempre, é a execução. Como você pode cingir-se a um plano, quando tantas coisas correm o risco de inviabilizá-lo? Como é que você pode se poderá focalizar em apenas algumas coisas importantes, quando tantas outras coisas exigem igualmente a sua atenção?

Precisamos de um truque. A focalização !!!!

Jack LaLanne, o guru de "fitness", sabe tudo sobre este truque, ele é famoso por si próprio mas cuida também de si todo o tempo. Faz natação de 1 milha por dia, anda e corre, enquanto os outros se movem apressada e nervosamente para os seus empregos. Mas ele é mais do que um apresentador, pois já inventou vários dispositivos de exercício, para ginásios, incluindo os com polias e os de selectores de pesos, actualmente disseminados por clubes e ginásios de todo o mundo. E apresentou o mais antigo programa de televisão sobre fitness, o Jack LaLanne Show, no ar durante 34 anos.

Mas nada disto é o que mais me impressiona. Ele tem um truque que eu considero ser o seu verdadeiro poder secreto.

O seu Ritual.

Com a idade de 94, ainda gasta duas horas do seu dia no seu exercício físico. Cerca de noventa minutos levantando pesos e 30 minutos a nadar ou caminhar. Todas as manhãs. Ele precisa de fazer isso para alcançar os seus objectivos: No seu 95o aniversário está a planear nadar a partir da costa da Califórnia em Santa Catalina Island, numa distância de mais de 20 milhas.

Para além disso, ele costuma habitualmente dizer, "Eu não posso dar-me ao luxo de morrer. Vai estragar a minha imagem.....". Perfeito, fantástico estado de espírito !!!!

Então, ele trabalha, consistente e deliberadamente, para com os objectivos que estabelece e faz as mesmas coisas todos os dias. Deixa que a rotina se instale e através dela estabelece uma disciplina consistente com a focalização que necessita para enfrentar e executar as tarefas diárias a que se propõe, na consecução dos seus objectivos e ideais.

Ele preocupa-se com a sua aptidão e e constrói-a através da sua calendarização diária.

Gerir o tempo é absolutamente necessário e terá que se tornar num ritual também. Não é simplesmente ter uma lista e um vago sentimento das nossas prioridades. Isso não é coerente ou deliberado. Tem que ser um processo contínuo, e que não importa o que a seguir acontece, mantém-nos focalizados sobre as nossas prioridades ao longo do dia e da vida.

Acho que podemos fazê-lo em três etapas diárias, que lhe ocuparão menos de 18 minutos, e isto para preparar um período de oito horas de trabalho diário, pelo menos....!!!

ETAPA 1 (5 minutos) Definir o Plano para o dia.
Antes de ligar o computador, sente-se com um pedaço de papel em branco e decidia o que irá tornar o seu dia muito bem sucedido. O que você pode realisticamente executar e que irá permitir realizar os seus objectivos, assegurando-lhe sair no final do dia sentindo que foi produtivo e bem sucedido?

Agora, mais importante ainda, ter o seu calendário e programar essas tarefas em faixas horárias, colocando os mais difíceis e mais importantes pontos no início do dia. E no início do dia eu quero dizer, se possível, antes mesmo verificar o seu e-mail. Se toda a sua lista não se encaixa na sua agenda, reprioritize de imediato a sua lista. Acredite que há um tremendo poder de decidir quando e onde você vai querer concertizar algo, e mais do que pode imaginar.

No seu livro O Poder da plena participação, Jim Loehr e Tony Schwartz descrevem um estudo no qual um grupo de mulheres concordaram em fazer um auto-exame da mama durante um período de 30 dias. 100% daquelas que disseram quando e onde o fariam, concluíram o exame. Apenas 53% dos outras o fizeram com sucesso.

Noutro estudo, toxicodependentes em tratamento, concordaram escrever um ensaio num determinado dia. 80% daqueles dos que disseram e estabeleceram para si quando e onde, concluíram a redacção. Nenhum dos outros o fez.

Se você quiser concretizar um processo ou tarefa, decidir quando e onde é o caminho certo para o sucesso. Caso contrário, tire-a a sua lista.

ETAPA 2 (1 minuto a cada hora) Redefinição. Coloque o seu relógio, telefone ou computador a tocar a cada hora. Quando ele tocar, respire fundo, olhe para a sua lista e pergunte a si mesmo se gastou a sua última hora de forma produtiva. Olhe então para o seu planeamento e deliberadamente reestabeleça o modo como vai usar a próxima hora. Efectue a gestão do seu dia, hora a hora. Não deixe que as horas se lhe sobreponham e venham a marcar-lhe a agenda.

PASSO 3 (5 minutos) Revisão de Final do Dia. Desligue o computador e reveja o seu dia. O que funcionou? Onde você se focou? Onde se criou foco de distracção? O que aprendeu com os erros e que irá ajudá-lo a ser mais produtivo amanhã?

O poder do ritual é a sua previsibilidade. Você faz a mesma coisa da mesma maneira uma e outra vez. E assim o resultado de um ritual é previsível também. Se você escolher o seu foco deliberadae sabiamente, constantemente vai lembrar-se desse foco, e vai continuar focado. É simples.

Este ritual não pode ajudá-lo a atravessar o canal da mancha a nado. Mas pode bem ajudá-lo a deixar o escritório apenas com sentimentos produtivos e bem sucedidos.

E, no final do dia, não é essa a prioridade mais elevada e a que nos faz sentir bem e em paz ? Haverá sentimento melhor ao terminar de um dia de trabalho e que nos prepare para novos e mais desafios ? Penso que não.

Tradução e adaptação por: Francisco Gonçalves em 24 Jul 2009 (My E-mail).

Obtido a partir do Artigo Original em:

An 18-Minute Plan for Managing Your Day

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