18/02/2011

Construindo pontes para o futuro com uma nova cultura de colaboração !


É ponto assente nos dias de hoje que a colaboração é um factor determinante no desempenho global das empresas e resultados de estudos recentes mostram que esta pode impactar positivamente cada uma das normas de desempenho - a rentabilidade, o lucro e do crescimento das vendas - determinando o desempenho global das empresas no mercado.
Ainda de acordo com esses estudos o nivel de colaboração é medido em função de dois factores bases principais, que são:
  • A Orientação de uma organização e infra-estrutura de colaboração, incluindo as tecnologias de colaboração, tais como serviços de audioconferência, conferência Web e mensagens instantâneas.
  • A natureza e extensão da colaboração que permite às pessoas trabalhar em conjunto, bem como a cultura de uma organização e processos que estimulam o trabalho em equipe.
E as tecnologias de colaboração já percorreram um longo caminho ao longo dos últimos cinco anos. Inicialmente adoptadas como apenas um instrumento de optimização de custos nas empresas, estão agora os gestores a perceber os benefícios da sua adopção, no dia-a-dia, e que estas podem efectivamente contribuir com crescimento e produtividade. Isso reflete-se também na pesquisa da Gartner, que estima a indústria de conferência Web deverá alcançar US 2,8 mil milhões de dólares, até 2010.

Um crescimento tão rápido em tão curto período pode ser explicado por vários factores. A colaboração (ver Gartner) proporciona um forte retorno sobre o investimento, maior produtividade e economia em viagens de negócios para as empresas que realmente fazem efectivo uso daquela. No entanto, a adoção da tecnologia ainda é um desafio para algumas empresas e muitos dos seus colaboradores não têm conhecimento ou não querem aprender e utilizar uma nova ferramenta de comunicação. Qualquer empresa que emprega tecnologia de colaboração, sem pensar com cuidado sobre uma estratégia de adopção, pode não vir a explorar grande parte dos benefícios.

Muitas vezes, em casos de lentidão na adopção, o cerne do problema é cultural. Métodos estabelecidos de comunicação - e, especialmente, a prevalência de e-mail - podem significar que os colaboradores não vêem a necessidade de usar métodos alternativos. Muitos acham que as ferramentas que já têm ou usam, como seja, enviar e-mail, mensagens instantâneas (IM), skype e telefonia IP, são bons o suficiente.
Estas ferramentas são realmente muito úteis ou mesmo indispensáveis nos dias de hoje, mas proporcionam uma experiência com menos recursos do que ferramentas completas de colaboração podem proporcionar. Aplicações de comunicações em tempo real, com interação ao vivo entre as pessoas que fazem uso da visão, som e voz.

Em contraste os e-mails permitem a troca de dados sem áudio, não oferecem o verdadeiro benefício de colaboração de uma conferência na web, onde os participantes estão em contato directo e em tempo real.
O uso crescente de utilizadores com mensagens instantâneas conecta utilizadores remotos e dota-os de comunicação em tempo real via texto, mas não é possível partilhar documentos de forma efectiva ou executar apresentações através de IM, portanto a capacidade de realmente trabalhar juntos num projecto é extremamente limitada.

O Trabalho em Conjunto
A Colaboração através de uma reunião on-line, por outro lado, pode ajudar a alcançar maior produtividade, permitindo aos utilizadores trabalhar juntos e partilhar qualquer documento de qualquer proveniência. As empresas que alcançaram o maior ROI ("Return on Investment") em colaboração têm deixado os seus colaboradores conscientes dos benefícios que estas tecnologias podem trazer e levantaram barreiras internas que possam desencorajar as suas equipes de utilizá-las.

Bem como a relutância em fazer a mudança para uma nova tecnologia e novos formatos de colaboração e partilha, em alguns casos os colaboradores desconhecem os benefícios pessoais que eles podem conseguir, através de uma maior flexibilidade de trabalho e economia de tempo.

A Construção de Confiança
Apesar de tecnologias colaborativas serem bastante fáceis de utilizar, alguns colaboradores podem sentir que é necessário dispôr de conhecimentos mais profundos e também partilhar aplicações pode parecer assustador para o utilizador inexperiente, e similarmente a pressão de ter de apresentar algo ao vivo pode significar mobilizar-se em torno de funções mais avançadas, que ainda não foram exploradas. Os benefícios completos não podem ser alcançados sem fazer uso integral das facilidades de uma solução deste tipo.

A experiência do utilizador final é aqui a chave de sucesso, e a solução deve ter o alcance e flexibilidade para lidar com reuniões que apresentem diferentes números de pessoas, independente do local físico, e que se distingam em termos do nível de apoio necessário.

Para uma solução de Conferência Web ter sucesso numa organização, todos esses pontos precisam ser considerados. Pesquisas recentes da Gartner sugerem que, em 2010, 70% das pessoas nos países em desenvolvimento vão gastar dez vezes mais tempo por dia interagindo com pessoas pelo mundo eletrónico, através da Internet, mais do que no físico. A comunicação electrónica está em constante estado de evolução, e para a plena realização do potencial dos colaboradores, novas estratégias de colaboração precisam ser rápidamente mobilizadas e adoptadas (ver como a experiência de reuniões virtuais através do Second Life transformaram a Elite da IBM).

Os benefícios estão aí para serem alcançados, mas deve preparar-se, e os seus colaboradores devem estar prontos e dispostos a abraçar a mudança. Daí a necessidade de uma nova cultura de colaboração e um espírito totalmente aberto para a mudança. Citando o Gen. Shinsek dos EUA "Se não gosta de mudança, ainda vai gostar menos da irrelevância.".
Uma nova cultura é pois a chave do sucesso na colaboração e a via para as organizações obterem um retorno correspondente na adopção de tecnologias de colaboração e uma maior eficiência em todas as funções do negócio, num mundo em constante mudança e competição cada vez mais acelerada.

Charles Darwin, afirmou: "Na longa história da humanidade (incluindo as várias espécies animais) aqueles que aprenderam a colaborar e improvisar mais efectivamente têm prevalecido".
Francisco Gonçalves in 2009. (francis.goncalves@gmail.com)


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