01/04/2013

Uma experiência imersiva de colaboração em redes virtuais no Second Life

Como a experiência de reuniões através da Tecnologia do Second Life transformou a Elite da IBM, em crentes dos mundos virtuais !!! Uma experiência altamente sentida num mundo virtual imersivo, suportada no Second Life !!!

Estudo de Caso: IBM
Por um quinto do custo, no mundo real, e sem os efeitos do Jetlag...

A Academia de Tecnologia da IBM tem estado desde há muito tempo, na vanguarda das tecnologias emergentes através da pesquisa e exploração intensivas. No final de 2008, a organização realizou uma Conferência em mundo virtual e, em seguida, uma reunião anual, hospedados num ambiente seguro no Second Life com um espaço para conferências especialmente concebido pela IBM, para palestras, sessões, simulação de um Data Center Verde, uma biblioteca, e com várias áreas para as reuniões da nesta comunidade.

Aos mais de 200 participantes foram oferecidos treino pré-conferência sobre os conceitos básicos do Second Life, de modo a torná-los confortáveis com a comunicação e navegação no ambiente. A IBM estima que o retorno nesta experiência de imersão nesta Conferência no Mundo Virtual foi de cerca de 320.000 dólares e que a reunião anual foi executada fantasticamente por menos de um quinto do custo de um evento no mundo real. Muitos funcionários da IBM foram convertidos em defensores do mundo virtual, abrindo o caminho para muitas futuras conferências e eventos internos, que se realizarão seguramente dentro deste espaço.
Os Mundos Virtuais despertaram o interesse da Academia de Tecnologia da IBM
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Distribuídos entre uma equipe técnica de mais de 200.000 em todo o mundo, a IBM tem um selecto grupo de 330 líderes do pensamento estratégico e inovadores de tecnologia que constituem a prestigiosa Academia de Tecnologia da IBM (TOA). Os seus membros são responsáveis por fornecer a visão e liderança técnica na IBM - identificar e perseguir a evolução técnica e oportunidades, a melhoria da base tecnológica da IBM, e desenvolver a comunidade técnica da IBM.

Academia Tecnológica da IBM está sempre em busca de tendências tecnológicas emergentes e os mundos virtuais têm estado desde há muito tempo na sua mira. No entanto, no final de 2007, ficou claro para vários membros do grupo que os mundos virtuais são muito mais do que um ambiente de jogo interessante ou ferramenta de rede social. Eles entenderam que os ambientes virtuais tinham o potencial para mudar a maneira de fazer negócios a nível mundial e pode mesmo valer a pena explorar-lo em mais profundidade.

Na verdade, Neil Katz, um membro da Academia de Tecnologia e distinto engenheiro da IBM, recomendou mesmo a adopção permanente das conferências da Academia (TOA) sobre mundos virtuais. Irving Wladawsky-Berger, vice-presidente emérito da Academia de Tecnologia, sempre atento, teve uma ideia melhor ainda. Por que não realizar uma conferência sobre mundos virtuais no próprio mundo virtual? Katz, co-presidente da conferência, Larry O'Connell - Director da Assessora Técnica do Projecto concordou. Parecia fazer sentido. Poucos meses depois, uma Conferência em mundos virtuais foi aprovado e agendada para Outubro de 2008, e que seria hospedada num ambiente seguro no Second Life, da Linden Lab, criadora do Second Life.
IBM faz a sua primeira conferência num mundo virtual
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Logo no início, Neil Katz criou um núcleo de pessoas envolvendo toda a IBM, a qual seria responsável pelo planeamento, programação e design desta conferência em mundos Virtuais. Craig Becker - arquitecto Global para a convergência Digital IBM EBO e também um residente experiente do Second Life - ofereceu-se para se juntar à equipe do núcleo e operar como o arquitecto-chefe e líder no design para o projecto. Becker passou vários meses a trabalhar em estreita colaboração com a Linden Lab de molde a estabelecer novas desasseis regiões no Second Life, por trás do firewall corporativo da IBM, e criar um local seguro para os participantes da conferência, mantendo o acesso para a IBM e outras ilhas dentro do ambiente público do Second Life. Becker, e uma equipe de projectistas e construtores voluntários, também construiu as instalações de conferências com uma praça de recepção, área para piquenique, três teatros, vários jardins, biblioteca de apoio, centro de dados verde e espaços de reunião da comunidade, bem como uma paisagem desértica com plantas adequadas à paisagem envolvente.

Enquanto Becker e a equipe estavam a trabalhar duro para criar este espaço virtual, Karen Keeter, um executivo de marketing e um membro da equipe principal para a conferência, reuniu um outro grupo de voluntários da IBM's Virtual Universe Comunidade (VUC) - um grupo informal de cerca de 6.100 membros - para ajudar a executar o evento e treinar novos utilizadores na familiarização com os ambientes (UI) do Second Life. As sessões de treino básico incluído "Getting Started" dicas como a forma de registo para o Second Life, activar voz, uso de medias, modo espectador, e em geral navegar no ambiente virtual e respectivo UI -User Interface. O objectivo era fazer com que todos se sentissem confortáveis com o espaço de conferências e com seus avatares escolhidos ainda antes do evento propriamente dito.
A Academia de Tecnologia da IBM mantém um mundo virtual no Second Life dedicado a Conferencias
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Quando o grande dia finalmente chegou -21 de outubro de 2008, o centro estava completo, os voluntários estavam no local, e os apresentadores e os participantes estavam prontos. Ao longo dos três dias dedicado pela Academia de Tecnologia à conferência sobre mundos virtuais atraiu mais de 200 membros em todo o mundo, que foram placo de 3 palestras e 37 sessões. As sessões foram escolhidos entre mais de 65 pedidos por um painel de membros da Academia, liderada por Boas Betzler, arquitecto do mundo virtual, STSM IBM e membro da Academia de Tecnologia IBM. Para tornar mais fácil para pessoas encontrar as sessões, recepcionistas do VUC IBM serviram como assistentes à conferência para ajudar pessoas clogo que eles chegaram aos locais. Os quiosques também foram montados na praça de recepção, permitindo aos participantes efectuar clique e teleportarem-se directamente para as sessões que mais lhes interessavam.

O espaço foi especialmente concebido para incentivar os apresentadores de tentar abordagens mais criativas e interactivas, aproveitando ao máximo o que os mundos virtuais têm a oferecer a este nível. Por exemplo, algures "andando" simplesmente a passear era possível assistir às apresentações de slides que eram exibidas em visores montados nos jardins. Uma apresentadora usou um modelo 3-D de um servidor para mostrar aos participantes com mais detalhes como o serviço da máquina funcionavam de facto. E, mesmo todo o Virtual Green Data Center, onde toda a tecnologia verde da IBM foi simulada, com um grande e estrondoso sucesso.
Um sucesso Real num mundo virtual
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Os organizadores e os voluntários concordaram unanimemente em que a Conferência virtual tinha sido um sucesso completo e excedeu em muito as suas expectativas. Estavam os participante mesmo deslumbrados com a conferência e tendo apreciado deveras a experiência. Com um investimento inicial de cerca de 80.000 dólares, a IBM estima que economizou mais de 250.000 dólares em custos de viagem e no local de evento, e mais de 150.000 dólares em ganhos adicionais de produtividade (uma vez que os participantes já estavam em seus computadores e poderiam mergulhar de volta no trabalho de imediato) para um total de 320.000 dólares poupados (quando comparado com o gasto potencial se o evento se tivesse realizado no mundo físico).

Embora os números do ROI (Retorno do investimento) sendo impressionantes, o que era um benefício ainda mais interessante era que as pessoas usaram o espaço porporcionado pela rede para socializar. As Sessões da conferência correram, muitas e muitas vezes, tendo as pessoas continuado a conversar no final sobre os temas abordados. E, no final de cada dia, os participantes foram-se encontrando em vários lugares virtuais, sendo um ponto de encontro preferido a área de piquenique - para conversas com "cocktails" virtuais. Foi muito bom ainda encontrar no jardim variadas esculturas e ouvir várias músicas ao mesmo tendo que reflectiam abertamente sobre a conferência e onde se poderia levar a tecnologia no futuro. A capacidade de ver os outros lá e da partilha de um espaço de conjunto interessante contribuem para uma sensação de ir a um evento de uma maneira simplesmente diferente daquela que ocorre numa conferência grande no mundo real.

Assim, não somente os participantes aprendem sobre o potencial dos mundos virtuais, mas também a IBM no seu global percebeu a impressionante redução de custos e capitalização traduzida nas prestações de socialização e trabalho em rede que às vezes pode ser a melhor conseguido do que nas conferências do mundo físico.
Próximos passos: cancelar a Assembleia Geral Ordinária ? Usar o Second Life como alternativa !!!
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Um dos participantes na Conferência no mundo virtual foi Joanne Martin, a presidente da Academia de Tecnologia da IBM. A missão de Martin foi a de transformar a Academia, de molde mais activo e com maior regularidade. E este foi um item importante reservado para a agenda anual da Assembleia Geral da Academia, que se efectuou no mês seguinte, na Flórida.

Entretanto, logo depois de participar na Conferência de mundo virtual, Martin e sua equipe de liderança decidiu que não seria adequado realizar uma grande reunião física. Eles cancelaram a próxima reunião geral que estava agendada, com apenas 2 semanas de antecedência. Mas eles necessitavam criar um ambiente alternativo que simulasse a Assembleia Geral da Academia.

Embora nunca tivesse usado o Second Life antes da Conferência Mundial Virtual desse Outubro, ela ficou tão impressionada que decidiu realizar uma parte da Assembleia Geral Ordinária no Second Life. Mas, este evento de três dias foi maior que o previsto inicialmente e a agenda estava repleta com muitos tipos diferentes de actividades, incluindo:

* IBM Technical - Agenda de sessões de "brainstorming";
* Sessões para Executivos;
* "ReadMe" de apresentações com os participantes com partilha dos resultados de pesquisa;
* Sessões Adhoc;
* Sessões de Apresentação individual, onde os novos membros da Academia apresentavam as suas credenciais e discutiam os seus trabalhos com outros participante;

Devido à complexidade da agenda, algumas partes do evento utilizaram recursos de "webcasting" e vídeo-conferência dedicados, enquanto que o Second Life foi escolhido para sediar a 120 sessões de apresentações. A boa notícia foi que muitos dos espaços criados para a conferência virtual pôde ser reutilizado.
O Second Life tornou-se o coração da Assembleia Geral Ordinária
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Embora outras tecnologias tenham sido utilizadas, o Second Life tornou-se rapidamente no local de reunião persistente para as pessoas socializarem. Os participantes foram encontrados na área de recepção da Academia, mesmo quando não havia sessões agendada. Karen Keeter disse: "Toda vez que visitei o espaço para conferências, a qualquer hora do dia, sempre havia pelo menos dez a doze pessoas na praça de socialização". Depois de ver esta actividade virtual espontânea das pessoas, tanto Martin como Keeter acordaram que o tempo social - tais como quebras de rede ou horas de cocktail - deveriam ser agendados oficialmente como para as conferências tradicionais. De facto, com base nas actividades da rede social orgânica que ocorreram durante os primeiros dois dias da conferência, eles marcaram um evento de duas horas em rede, no último dia nas mesas de decidiram ter aulas virtuais de asa-delta ou de jet ski. Era assim o final perfeito para uma conferência fenomenal.
E as economias não poderiam ter sido mais reais !!!
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Todos estes aspectos mais acessórios mas divertidos, são importantes, mas é são realmente os números e o ROI (retorno de investimento) que falam por si. Segundo Martin, "O Second Life constituiu uma oportunidade para nós de ter um intercâmbio social e técnico altamente positivo, dirigindo-se a maioria dos objectivos no sentido de uma melhor e mais eficaz colaboração. E,conseguimos esta fantástica experiência por cerca de um quinto do custo efectivo e sem um único caso de "jet lag" entre os participantes.
Os Organizadores da Conferência e os participantes descobrem que o Eventos Virtuais são mesmo "reais"
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Joanne Martin falou recentemente sobre a justificativa para um encontro virtual, e disse que o Second Life tinha cumprido a sua visão lindamente. "Foi brilhante!" disse ela. O que eu realmente senti como uma parte do que a existência virtual me proporcionou, e muito me surpreendeu, foi o abrir a possibilidade de que essa tecnologia poderá ter no futuro." e mais: "A imersão no Second Life resultou num muito estranho, mas irresistível efeito psicológico, onde parte de mim se sentiu realmente como se estivesse lá fisicamente e me tenha familiarizado com todo aquele universo de pessoas e espaços. Adorei ver-me a andar e a falar com as pessoas. Na verdade, o espaço foi tão real que a Martin recebeu um telefonema, poucos dias após o evento, de um membro da Academia perguntando se poderia usar o espaço para reuniões no final do dia para relaxar nos jardins ou no bar.

Becker concorda com Martin sobre a "presença" em mundos virtuais e afirmou mesmo que: "Quando acordava pela manhã, após as reuniões virtuais e pensava no dia anterior, não era o mesmo como lembrar de um "webcast" ou uma teleconferência por telefone ou web 2.0, mas sim uma experiência mais profunda e próxima da realidade objectiva. Na realidade senti como se tivesse participado num encontro em tempo real, interagindo com os outros e levado informações de um caso prático ocorrido no mundo real. "

No entanto, Katz reconheceu que existiam, inicialmente, cépticos confessos do Second Life entre os membros da Academia. E relatou uma conversa com um colega que disse: "Eu não entendo como essa tecnologia do mundo virtual vai fazer isso." Katz respondeu: "Bem, nós estamos no Second Life tendo esta conversa." O seu colega fez uma pausa e disse: "Estou de acordo pois estou aqui há duas horas." Katz disse: "Veja, realmente funciona. Estamos a transformar os cépticos rígidos em críticos e cépticos em crentes".
A IBM tem expectativas de um futuro brilhante para os mundos virtuais, tipo o Second Life
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Depois de ter suportado a sua Conferência sobre mundos virtuais e a Assembleia Geral Ordinária no Second Life, a Academia defende que os mundos virtuais terão um grande impacto nos negócios, na IBM, e nos seus clientes e fornecedores. E, a melhor maneira de aprender sobre mundos virtuais é usá-los desde já, o que a IBM está grandemente empenhada em continuar de forma cada vez mais efectiva.

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